Emailing conseils pratiques

La bonne réception et la faculté d'envoi de vos emails sont conditionnés par de nombreux facteurs parmi lesquels:

• La conformité technique de votre serveur d'envoi c'est à dire ses paramétrages DNS: notamment SPF, DKIM, DMARC
• L'âge de votre serveur, au départ il part avec une note de qualité amoindrie et gagne en crédibilité avec le temps
• La réputation de votre serveur déterminée à partir des taux d'emails bien reçus / bien venus ou au contraire mal reçus ou mal venus (spam/rebonds)
• Leur contenu : personnalisé ou pas, contenant des termes à bannir qui résulte d'abus de toutes sortes
• Leur ratio texte / images
• Le niveau de 'température' de votre ip, qui est en fonction de votre taux d'envoi au gré du temps, pour des envois en quantité soutenue, ce taux est à maintenir car il diminue en cas d'inactivité prolongée (jusqu'à 1 mois)

Pour vous faire une idée de la qualité de vos emails envoyés il existe plusieurs plateformes de vérification et de qualification tel que MAIL TESTER

En fonction de ces critères les serveurs de réception déterminent si vos communications sont recevables selon des critères qui leur sont propres et variables parmi ces critères il y a:

• La quantité d'emails reçu dans un laps de temps donné (en général il vaut mieux éviter de dépasser 300 emails envoyés par heure à un même domaine)
• La réponse donnée par les destinataires: lecture, suppression, qualification en email indésirable, plainte @abuse etc.

Ainsi vos emails sont soit reçus, soit classés dans un dossier: commercial, spam, dangereux etc. soit rejetés : on parle de rebonds:

• Les rebonds de type 'soft' sont des refus de la part du domaine de réception de délivrer vos emails. Ces refus se traduisent par une baisse de la réputation de votre domaine d'envoi.
• Les rebonds de type 'hard' résultent généralement de l'inexistance du correspondant. Ces refus se traduisent également par baisse de la réputation de votre domaine d'envoi et sont les plus sanctionnant.

Toutes ces caractéristiques et bien d'autres sont rapportées aux autorités de l'emailing (spamhaus et compagnie) puis consultées par les serveurs de réception afin de qualifier la réputation de votre domaine d'envoi et déterminent la recevabilité de vos emails. Il est à noter qu'avec le temps les critères d'exigences sont devenus de plus en plus restrictifs.

En matière d'envoi d'email ni votre serveur personnel, ni celui de votre prestataire de service n'est épargné par les autorités et chacun se doit de contrôler la qualité de ses envois sous peine de sanctions. Seul diffère la réputation qui est à 0 si vous démarrez votre serveur d'envoi et qui est nettement moins altérable si vous recourez à un prestataire d'envois d'autant qu'il est réputé et ancien. Il n'y a pas de 'liste blanche'.

Cela dit pour envoyer un nombre conséquent d'emails, il faut se conformer aux RGPD et, en plus de la conformité technique et du respect des rythmes et fréquences modérés d'envois vos emails doivent:

• Permettre à vos destinataires de vous identifier (signature nom par exemple)
• Permettre à vos destinataires de se désinscrire de votre liste de diffusion (par l'intermédiaire d'un lien) aussi appelé l'opt-out
• Être au possible pertinent c'est à dire que votre correspondances doivent être un minimum ciblés (connaitre les centres d'intérêts de vos interlocuteurs par exemple)
•  Vos contenus doivent au possible être personnalisés (sinon vos interlocuteurs ne se sentiront pas personnellement concernés, donnez des signes que vous connaissez votre interlocuteur en le nommant par exemple)
• Ne pas être intrusifs: ne leur écrivez pas à des heures improbables
• Ne pas être abusifs: n'écrivez pas à un destinataire qui s'est désinscrit ni une seconde fois avant qu'il ne vous ait répondu
• Soyez poli, bien veillant, élégant, de bonne foi et de bon aloi, évitez les familiarités tant que vous n'écrivez pas à un ami, évitez les fautes d'orthographe par souci de crédibilité

Suivre ces quelques conseils non exhaustifs vous aidera à optimiser vos chances de délivrabilité vis à vis des serveurs et d'intérêt vis-à-vis de vos interlocuteurs quels qu'ils soient.